Stappenplan proces voor aanwijzing locatie noodopvang van asielzoekers

Dit stappenplan is opgesteld naar aanleiding van de motie: ‘Alleen ga je sneller, samen kom je verder’. Hierin staan de stappen van het bestuur gemeente Voorst om te komen tot de aanwijzing van een locatie voor noodopvang van asielzoekers. Bij de doelgroep asielzoekers kan het zowel gaan om gezinnen met kinderen, stellen, alleenreizende mannen en vrouwen als ook om alleenstaande minderjarige vreemdelingen (amv's). Dit stappenplan is niet van toepassing op de komst van een tijdelijke gemeentelijke opvang (voorheen heette dit crisisnoodopvang) of een reguliere asielopvang. De bevoegdheden voor opvang van Oekraïense vluchtelingen en voor huisvesting van statushouders blijven regulier bij de burgemeester en het college belegd.

Stappenplan

1. Gemeente Voorst heeft een locatie op het oog, COA heeft een locatie op het oog of een locatie-eigenaar benadert de gemeente of COA met een locatie.
2. Wanneer de gemeente Voorst, COA of derden een locatie op het oog hebben (locatie is dus nog niet geschouwd), wordt de regisseur opvang vluchtelingen op de hoogte gebracht.
3. De regisseur opvang vluchtelingen organiseert intern een verkennende ambtelijke toets of de noodopvang in potentie mogelijk is op locatie X.
   1. Wanneer locatie X op basis van de verkennende ambtelijke toets mogelijk is, dan informeert de burgemeester/voorzitter college de leden van het college en informeren de griffier en de voorzitter van de gemeenteraad het seniorenconvent. Dit gebeurt dus voordat de schouw van de locatie plaatsvindt.
   2. Wanneer locatie X op basis van de verkennende ambtelijke toets niet mogelijk is, dan informeert alleen de burgemeester/voorzitter college de leden van het college. En vindt er geen schouw van de locatie plaats.
4. In het geval van 3a, schrijft de regisseur opvang vluchtelingen een advies over inzet van locatie X voor noodopvang en vindt de schouw op locatie X plaats.
   1. Bij Go (schouw was positief): er wordt ambtelijk een uitvoeringsplan voor locatie X opgesteld.
   2. Bij No Go (schouw was negatief): er wordt ambtelijk onderbouwd waarom locatie X niet geschikt is.
5. Op basis van het ambtelijk advies en positieve schouw in het geval van 4a, informeert de burgemeester/voorzitter college de leden van het college. En parallel hieraan informeren de griffier en de voorzitter van de gemeenteraad het seniorenconvent.
6. Daarna brengen de voorzitter raad en college, de griffier en de gemeentesecretaris op korte termijn de collegeleden en de raadsleden bijeen in een informele/besloten bijeenkomst om een Go te geven aan een principeaanwijzing voor een locatie X.
   1. Bij meerderheid Go van de raadsleden levert het college een raadsvoorstel aan inhoudende het principeaanwijzingsbesluit locatie X.
   2. Bij meerderheid No Go van de raadsleden valt het pand af als potentiële noodopvanglocatie.
7. Bij een GO 6a. stelt het college een raadsvoorstel principeaanwijzingsbesluit locatie X op en de raad stelt dit raadsvoorstel zo spoedig mogelijk vast in de besloten raadsvergadering.
8. Na het door de raad genomen principeaanwijzingsbesluit locatie X in geval van 6a/7 pakt het college de communicatie op (zie 9).
9. Het college verzorgt de communicatie over het principe aanwijzingsbesluit. De aanwonenden, omwonenden en overige inwoners uit de gemeente Voorst worden geïnformeerd over de voorgenomen locatiekeuze:
   1. Direct belanghebbende aanwonenden (‘de buren’ grenzend aan de locatie) worden persoonlijk geïnformeerd door de portefeuillehouder.
   2. De belanghebbende omwonenden nabij de voorgenomen locatie (is maatwerkcirkel rondom de betreffende locatie) en eventuele belanghebbende aanwonenden kunnen zich inschrijven voor een bijeenkomst met een tijdslot. Bij inschrijving voor een tijdslot ontvangen zij informatie over de noodopvanglocatie. Zij kunnen in gesprek gaan, hun zorgen delen en vragen stellen aan de portefeuillehouder, regisseur opvang vluchtelingen, vertegenwoordiging van raadsleden (bij voorkeur vertegenwoordiging breed uit alle fracties) en eventuele betrokken partijen.
   3. Overige inwoners uit de gemeente Voorst kunnen een formulier invullen op de website www.voorst.nl waarin zij vragen kunnen stellen of opmerkingen kunnen maken.
10. Na het communicatietraject over het principeaanwijzingsbesluit locatie X komt het college met een raadsvoorstel voor een aanwijzingsbesluit dat in een openbare vergadering wordt genomen.
11. Bij een positief aanwijzingsbesluit locatie x door de raad (zie 10) pakt het college de verdere uitvoeringsstappen op om de noodopvang te realiseren op locatie X, waaronder het aangaan van de bestuursovereenkomst met het COA.

Overige afspraken

De portefeuillehouder en/of het college maakt afspraken met het COA wanneer een potentiële noodopvanglocatie in beeld is. Deze afspraken worden opgesteld vóórdat COA een locatie gaat schouwen. Het schouwen gebeurt alleen met toestemming vanuit de gemeente Voorst waarbij de naam COA niet wordt benoemd. De naam kan in een later stadium, bij het opstellen van een koopovereenkomst, vermeld worden. Zo willen wij de risico’s zoveel mogelijk beperken.